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Il n’est pas rare de constater qu’après une journée de travail, les résultats ne sont pas à la hauteur des attentes. Combien de fois ai-je ouvert mon PC sans savoir ce que je devais faire. Combien de fois je me suis sentie complètement perdue. L’organisation n’étant pas du tout ma priorité et mon fort, je pensais que cela ne me servirait à rien.

Et pourtant après une séance de coaching, je me suis rendue compte que c’était la cause de tous mes maux.

Que faire pour être désormais plus productif au travail, pour produire de bons résultats dans un laps de temps ? En effet, il est important de savoir comment s’organiser pour mieux travailler et avoir des rendements meilleurs.

Dans cet article, je me propose de partager avec vous quelques stratégies qui vous permettront d’être plus productif au quotidien.

Avoir des objectifs SMART

Tout projet de vie ou d’entreprise comporte forcement des objectifs bien précis. Pour l’atteinte de vos différents objectifs, la méthode SMART est idéale.

Je vous recommande d’avoir des objectifs SMART, c’est-à-dire des objectifs Spécifiques, Mesurables, Atteignables, Réalistes et Temporellement définis.

D’où l’acronyme SMART qui, pour votre information, est une invention de l’Américain George T. Doran, dévoilée par Management Review en 1981. qui montrait l’utilité des objectifs ainsi que la complexité à les retenir. La méthode SMART permet d’optimiser l’atteinte de vos objectifs.

  • Le S de SMART

Le caractère Spécifique d’un objectif veut tout simplement dire que l’objectif doit être clair et précis, ce qui facilite sa compréhension et son atteinte. Lorsque vos objectifs sont clairement définis, cela vous permet d’identifier aussi clairement les efforts à fournir pour les atteindre.

  • Le M de SMART

Le M de SMART fait appel à des objectifs Mesurables, que vous pouvez quantifier. Ce qu’il faut faire ici, c’est de fixer une valeur à atteindre. Dans la formulation de votre objectif, vous pouvez par exemple viser un bénéfice de 15 000 € pour le compte de ce mois.

L’objectif étant ainsi défini, il vous sera facile d’évaluer son atteinte : vous répondrez facilement à la question de savoir si « le bénéfice de 15 000 € a été réalisé ou pas à la fin du mois ».

Au cas où cet objectif ne serait pas atteint, vous pourrez rapidement réfléchir à d’autres stratégies pour l’atteindre au mois prochain. Un objectif mesurable vous permet de situer les responsabilités in fine !

  • Le A de SMART

Est Atteignable, un objectif pour lequel tous les moyens nécessaires à son atteinte sont déployés. Vous ne pouvez pas réaliser quelque chose dont vous n’avez pas les moyens. C’est bon d’être ambitieux, mais pas de folie des grandeurs !

Fixez-vous toujours des objectifs dont vous êtes capable. Ce qui est conseillé, c’est de définir vos objectifs en fonction de vos moyens.

  • Le R de SMART

On dit d’un objectif qu’il est Réaliste, lorsqu’il est pertinent. Il n’y a pas grande différence entre ce caractère réaliste et le caractère atteignable qu’on vient d’évoquer.

Je vous conseille de veiller au caractère réaliste de vos objectifs. Et pour cause, cela vous permet de savoir si cet objectif mérite que vous y consacriez vos moyens et de votre temps.

Par exemple, vous faites jusque-là un chiffre d’affaires de 10 millions l’an ; mais vous souhaitez subitement atteindre 50 millions au terme du prochain exercice. Est-ce vraiment pertinent, cet objectif ?

Réfléchissez-y bien avant d’engager vos ressources pour son atteinte ! Une fois encore, il ne sert à rien d’avoir des ambitions démesurées : le risque de perte est très élevé.

  • Le T de SMART

Enfin, il est recommandé d’avoir des objectifs ‘’Temporellement défini’’, c’est-à-dire des objectifs à atteindre dans une deadline bien précise. La question est de savoir s’il vous faut 1, 2, 3 mois ou 1 an pour atteindre l’objectif que vous vous êtes fixé.

Cet aspect doit apparaître dans la formulation de l’objectif. Lorsque votre objectif est temporellement défini, cela vous permet de vous organiser, de planifier vos tâches de sorte à respecter l’échéance fixée pour l’atteinte de cet objectif.

Utiliser les lois de la productivité

Il est important de connaître ces lois qui vont sûrement vous aider à rester productif le plus longtemps possible chaque jour. Avec les lois de la productivité que je m’en vais vous présenter, vous saurez mieux organiser vos journées et faire le maximum de votre travail.

  • La loi de Pareto

Selon l’économiste italien Vilfredo Pareto : « 80% de nos résultats sont le produit de 20% de nos efforts ». A partir d’une étude sur son pays, l’Italie, il constate que 80% des terres sont détenues par 20% de la population. Il fait également les mêmes recherches sur d’autres pays européens et en arrive au constat similaire.

L’étude de Pareto a été reprise, quelques années plus tard, par l’ingénieur Joseph Juran qui tire la conclusion selon laquelle la loi de Pareto s’applique à bien d’autres domaines.

La loi de Pareto nous permet de déterminer les actions les plus importantes à faire pour atteindre les résultats escomptés. Pour être plus productif, il vous faut donc atteindre les « 20% d’effort ». Il s’agira, en effet, de calculer la fréquence des actions par lesquelles vous obtenez de résultats.

C’est cette fréquence (de vos actions) qui, de 20%, permettra d’atteindre 80% des résultats attendus.

  • La loi d’Illich

« Après un certain temps, la productivité tend à décroitre, voire à atteindre des valeurs négatives ». Telle est le contenu de la loi d’Illich. Que faut-il comprendre par cette loi ?

Je vous explique de façon terre à terre : plus long est le temps de travail, moins on est lucide dans ce que l’on fait. Ce n’est pas parce que vous travaillez à longueur de journée sans pause que vous allez être plus productif.

Au contraire, cela fait baisse de façon considérable votre capacité à produire du résultat, du bon.

Lorsque vous allongez votre temps de travail, vous êtes confronté à des erreurs, au manque de concentration à partir d’un moment donné.

C’est pourquoi Ivan Illich, l’auteur du principe, recommande de s’organiser efficacement et de prendre un temps de repos afin d’être productif. En clair, il est très important d’observer de petites pauses pendant votre journée de travail.

Dans cette logique, Illich fait 3 propositions dénommées boîtes à temps. La première consiste à prendre une pause de 2 minutes toutes les 10 minutes d’activité. La deuxième boîte à temps fait état de 5 minutes de pause toutes les 25 minutes d’activité. Et puis, la troisième, très connue des travailleurs en raison de son efficacité, suggère 12 minutes de pause à chaque 12 minutes d’activité.

Vous pouvez essayer ces boites à temps pour plus de performances au boulot.

  • La loi de Parkinson

Le chercheur britannique Cyril N. Parkinson considère que : « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».

A en croire sa loi, lorsque le temps accordé pour un travail est long, on est plus disposé à consommer tout ce temps dans l’exécution du travail. Avec les longs délais de travail, le risque de perte du temps est indéniable.

A titre d’exemple, pour une tâche devant être accomplie en 3 jours, un collaborateur peut y mettre toute une semaine.

Pour mieux gérer le temps, il est conseillé de raccourcir suffisamment les délais ou les échéances d’exécution des tâches. Il ne s’agit pas de raccourcir pour raccourcir, il s’agit plutôt de déterminer les délais de sorte à prendre en compte toutes les tâches accessoires qui sont indispensables à l’atteinte de l’objectif fixé.

La loi de Parkinson veut donc que les délais de travail soient plus réalistes !

  • La loi de Douglas

Etre productif appelle également à un espace de travail productif, optimisé. Douglas l’a bien compris lorsqu’il affirme : « Plus on a de place dans son bureau, plus on étale ses affaires ».

Selon sa loi, le fait d’avoir un bureau espacé nous amène à y disperser nos affaires, donc à faire une mauvaise gestion de l’espace de travail. Cela impacte naturellement notre productivité.

Vos matériels et fournitures de travail étant éparpillés un peu partout dans votre bureau, cela créé la confusion totale s’il faut retrouver rapidement un document ou une pièce.

Le problème d’espace n’est pas forcément lié à l’étroitesse de votre bureau, mais à une mauvaise organisation de l’espace. C’est pourquoi il est recommandé de bien ranger son bureau, de dématérialiser les procédures qui peuvent l’être (numériser le plus de documents possible), de se débarrasser des objets dont on n’a pas fait usage depuis plus de 6 mois.

Que votre bureau soit physique ou virtuel, faites une bonne gestion de l’espace pour rester efficace et productif au quotidien.

Savoir se reposer et écouter son corps pour être plus productif

Le repos est l’une des clés pour augmenter et garder son efficacité. Il est capital de savoir quand se reposer. Habituellement dans les entreprises, il y a les heures de pause. Mais là n’est pas la solution. Normalement, il faut prendre une pause toutes les fois que le besoin se fait sentir.

D’où l’importance d’être à l’écoute de son corps. Ce dernier envoie des alertes ou des signaux pour vous signaler qu’il est temps de prendre une pause. Si vous négligez ces signaux, sachez tout simplement que vous ne serez pas productif.

Vous pouvez reconnaître facilement ces signaux : la fatigue, le manque de concentration, le stress, les erreurs à répétition, le découragement, la désillusion et bien d’autres. Il est tout à fait important de savoir écouter son corps et de prendre une pause au moment opportun.

Le repos est aussi primordial pour votre équilibre, votre santé et votre bien-être.
Quelques astuces pour se reposer et se relancer ? Faire la sieste en toute tranquillité, prendre un jour de repos loin du travail, pratiquer des exercices de relaxation.

Les activités sportives et les divertissements constituent également des moyens très sûrs pour augmenter ses performances au travail et rester dynamique au quotidien.

Certaines personnes pensent que se reposer est une perte de temps et d’argent. Cela n’est pas vrai. Le repos est fondamental si vous voulez rester productif durant toute votre vie professionnelle.

Savoir également passer à l’action quand on a la flemme

La flemme n’est rien d’autre qu’un état d’esprit qui se manifeste par la paresse et la fatigue. Il arrive des moments où nous la ressentons, cette flemme. Par exemple, vous vous réveillez un matin et vous n’avez envie de rien faire. Mais rassurez-vous, il existe des astuces pour dominer la flemme.

  • Astuce 1 : Planifier ses activités

Une des multiples actions à faire est de planifier vos tâches quotidiennes. La planification est essentielle pour bien gérer le temps et les activités à mener. Avec une bonne planification, vous saurez mieux vous organiser et vaincre la flemme. Si vous n’organisez pas votre journée par exemple, il est fort possible que vous tombiez dans ce piège qu’est la flemme. Prenez l’habitude de programmer les tâches à effectuer dans un bloc-note que vous consulterez à tout moment. Ainsi, vous serez plus motivé et efficace.

  • Astuce 2 : Se fixer des objectifs

Avoir des objectifs clairs et précis, raisonnables et pertinents vous aide à réaliser facilement vos projets. Cela vous motive plus à travailler pour avoir des résultats concrets. Fixez-vous des objectifs pour ne pas perdre de vue votre ambition de réussir ou d’être productif

  • Astuce 3 : Fixer des récompenses

Utiliser le principe de récompense pour combattre la flemme peut s’avérer efficace. Il consiste à se fixer un objectif et à s’attribuer une récompense après avoir atteint cet objectif. Il s’agit de signer un contrat avec vous-même.

Se faire un cadeau après avoir respecté les clauses dudit contrat ou après une réalisation importante constitue une vraie source de motivation. Ce cadeau peut être juste un bon plat à déguster !

Il est conseillé de faire l’option d’une récompense susceptible d’aiguiser votre envie de travailler. C’est un moyen qu’affectionnent de nombreuses personnes confrontées, de temps en temps, à la flemme. N’hésitez donc pas à l’essayer pour vous débarrasser de la flemme et retrouver votre capacité à produire.

  • Astuce 4 : Se débarrasser des choses inutiles

Lorsque vous trouvez que quelque chose constitue un handicap pour la progression de vos tâches, prenez la décision courageuse de vous en débarrasser.

Des soirées programmées entre amis peuvent vous amener à négliger vos tâches. Il faut donc faire attention et savoir ce qui est priorité afin de toujours rester productif.

Conclusion

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour être plus productif et mieux organisé. À vous de choisir la méthode qui vous correspond, et de s’y tenir.

Le plus difficile c’est la régularité, nous avons tendance à vite abandonner les bonnes habitudes.

Et vous quelle méthode utilisez vous ? Dites le moi en commentaire.

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